关于规范发票挂账流程及防范合同超期风险的通知
尊敬的各供应商：
为响应集团公司《关于对合同履行期限进行强控的通知（宁煤办【2023】114 号）》及相关专题会议要求，落实 "一事一议" 管理规范，切实解决合同超履行期限导致发票无法挂账的问题，保障双方合作顺畅及财务结算效率，现将有关事项通知如下：
一、发票挂账核心要求请贵司严格按照合同约定条件，在物资完成入库手续后的 3 个自然日内，完成发票挂账相关操作（包括提交合规发票、配套结算资料等），确保报账系统顺利接收并处理相关单据。
二、合同超期挂账的风险提示若未在上述期限内完成发票挂账，导致合同超出约定履行期限，将引发以下不必要的麻烦及风险：
1.报账系统将依据集团强控规则锁定超期订单，无法正常办理挂账及付款手续，造成货款支付延迟；
2.可能引发合同履约争议，影响双方合作信誉；
3.若因超期挂账导致法律纠纷，将增加双方维权成本，不利于合作关系的持续推进。
三、配合事项说明
1.请贵司在物资交付及入库环节，及时与我司仓储调配部门、各服务中心、采购部门对接，确保入库手续及时办结；
2.发票提交前，请务必核对单据信息的完整性、准确性，避免因资料瑕疵导致挂账延误；
3.若因特殊情况预计无法在规定期限内完成挂账，需提前向我司对应部门提交书面说明，以便按 "一事一议" 原则协调处理。
感谢贵司的理解与配合！让我们携手规范履约流程，共同防范合作风险，保障双方合法权益。如有疑问，可随时与我司联系。
 
特此通知
                              
 
物资公司采购一部
2025年12月11日